تشعر إنك دايم مشغول لكن بدون انجاز يذكر؟ يمر يومك بدون إنهاء خططك؟ تقوم بتأجيل مهامك كل يوم وتعاني من التسويف؟ إذا كانت إجابتك “نعم”، فأنت لست الوحيد. إدارة الوقت بشكل صحيح مهارة ضرورية للجميع. صحيح إنها تكون صعبة وسط زحمة اليوم، لكن غير مستحيلة. في هذا المقال، سنسرد لك 10 خطوات عملية تساعدك تتحكم في وقتك وتستفيد من كل دقيقة بشكل أفضل. اعقد النية وجهز نفسك لتغيير إيجابي في حياتك العملية والشخصية⏲️!

‍

خطوة 1.

‍

اعرف كيف تقضي وقتك

إدارة الوقت ليست مجرد مهارة، هي فن يحتاج إلى وعي ودراسة. إذا كانت رغبتك تحسين استخدام وقتك، فابدأ بتحديد كيف تقضي يومك. حاول مراقبة عاداتك اليومية لمدة أسبوع، وسجل كل مهمة وعمل  تقوم فيه. الهدف هو معرفة الأعمال والمهام التي تستغرق منك وقت طويل أو لا التي لا تعود عليك بأي فائدة.

معرفة كيف تقضي وقتك هي الخطوة الأولى نحو إدارة أكثر فاعلية لوقتك، وهذا بدوره يساعدك على تحقيق أهدافك بشكل أفضل.

‍

خطوة 2.

‍

تحديد الأولويات

عملية تحديد الأولويات هي عملية تقييم مهامك المختلفة وتصنيفها بناء على أهميتها وعجلتها.

هذه بعض الخطوات لتحديد الأولويات بشكل فعّال:

1. قم بإعداد قائمة بالمهام: ابدأ بتدوين كل المهام التي تحتاج إلى إنجازها.

2. تقييم الأهمية: حدد مدى أهمية كل مهمة. اسأل نفسك: "ما هي المهام التي لها أكبر تأثير على أهدافي؟

3. تقييم العجلة: انظر إلى المهام من حيث مدى استعجالك على تنفيذها. هل هناك مهام تحتاج إلى إنجازها في أقرب وقت؟

4. استخدم مصفوفة الأولويات: تقدر تستخدم مصفوفة مثل مصفوفة "أيزنهاور"، التي تصنف المهام إلى أربع فئات:

  - مهم وعاجل

  - مهم وغير عاجل

  - غير مهم وعاجل

  - غير مهم وغير عاجل

5. تحديد الأولويات: بناء على التقييم السابق، حدد أي المهام يجب أن تبدأ في تركز عليها أولا.

6. أخيرا كن مرن: وارد جدا تتغير الأولويات مع مرور الوقت، لذلك كن مُستعد لإعادة تقييم قائمة مهامك بشكل دوري.

‍

خطوة 3.

‍

استخدم أداة تخطيط

الهدف من أدوات التخطيط هو تنظيم المهام وتحديد الأهداف بشكل فعال، وبالتالي تسهل إدارة وقتك.

بعض الخيارات أو الأدوات الفعالة التي يمكن استخدامها:

‍

1. التقويمات الرقمية: مثل Google Calendar أو Outlook Calendar. يمكنك جدولة المواعيد، وتحديد المهام اليومية، وتلقي تذكيرات.

2. قوائم المهام: استخدم تطبيقات مثل Todoist أو Microsoft To Do لتدوين المهام اليومية وتصنيفها حسب الأولويات.

3. مخطط أسبوعي أو شهري: استخدم ورقة أو تطبيق مثل Trello لتنظيم المهام على مدار الأسبوع أو الشهر، مما يعطيك رؤية شاملة.

4. دفتر الملاحظات: بعض الأشخاص يفضلون الكتابة التقليدية، لذلك يمكن استخدام دفتر ملاحظات لتدوين المهام والأفكار حسب تفضيلاتك الشخصية.

‍

خطوة 4.

‍

كن منظما

أن تكون منظم يعني أن تخلق بيئة تساعدك على تحقيق أهدافك بكفاءة.

هذه بعض النصائح الإضافية لتكون أكثر تنظيم:

2. تحديد الأهداف: اكتب أهداف قصيرة وطويلة المدى. تحديد الأهداف بوضوح يساعدك في توجيه جهودك نحو ما هو مهم وما هو الأهم.

3. تقسيم المهام الكبيرة: إذا واجهتك مهمة كبيرة، قسمها إلى مهام أصغر. هذا يجعلها أقل رهبة ويسهل إنجازها خطوة بخطوة.

4. تحديد أوقات الذروة: اكتشف الأوقات التي تكون فيها أكثر إنتاجية خلال اليوم وخصص هذه الفترات للمهام المهمة.

5. تجنب التشتت: حدد بيئة العمل الخاصة بك بحيث تكون خالية من المشتتات. استخدم سماعات الأذن وقم بإيقاف أي إشعارات او منبهات إذا كنت تحتاج إلى تركيز عميق.

6. استثمر في أدوات التنظيم: يمكنك استخدام أدوات مثل جداول البيانات، أو تطبيقات تخطيط مثل Notion أو Evernote لتدوين الأفكار وإدارة المهام.

7. احرص على مساحة عمل نظيفة: اجعل مكتبك دائما مرتب. المساحة النظيفة تعزز التركيز والإنتاجية.

8. تعلم أن تقول لا: كن حذر من الالتزامات الزائدة. تعلم كيفية تحديد الأولويات ورفض المهام التي قد تشتت انتباهك عن أهدافك.

‍

خطوة 5.

‍

الجدول الزمني المناسب

لإنشاء جدول زمني مناسب، ابدأ بتحديد أولويات المهام الأكثر أهمية، ثم خصص وقت لكل مهمة بناء على تعقيدها.

اختر التنسيق الذي يناسبك، سواء كان تقويم ورقي أو تطبيق إلكتروني. لا تنس إضافة فترات للراحة بين المهام لتحسين التركيز. كن مرن و مستعد لتعديل الجدول عند الحاجة. بعد فترة، قم بتقييم أدائك واحتفل بالإنجازات الصغيرة.

يساعدك هذا على الالتزام والاستمرارية في إدارة وقتك بشكل فعال وتحقيق أهدافك.

‍

خطوة 6.

‍

احصل على المساعدة والدعم من الآخرين

الاستعانة وطلب المساعدة من الآخرين يمكن أن تكون استراتيجية فعالة لتحسين أدائك وزيادة إنتاجيتك. لا تتردد في طلب الدعم من الزملاء أو الأصدقاء عند مواجهة تحديات. يمكنك تقسيم المهام الكبيرة أو المعقدة إلى أجزاء أصغر وتوزيعها على الأفراد المناسبين في فريقك.

‍

التعاون مع الآخرين يتيح لك تبادل الأفكار والاستفادة من خبراتهم، مما يمكن أن يساهم في تحسين جودة العمل. سواء كان ذلك من خلال طلب المشورة، أو مشاركة الأدوات، أو حتى العمل معا على مشروع، فإن التعاون يمكن أن يكون له تأثير كبير على تحقيق الأهداف بشكل أسرع وأكثر كفاءة. تذكر أن العمل الجماعي يعزز من روح الفريق ويخلق بيئة عمل إيجابية.

‍

خطوة 7.

‍

توقف عن المماطلة

المماطلة هي عائق كبير يمكن أن يؤثر بشكل سلبي على إنتاجيتك وأدائك. للتغلب عليها، ابدأ بتحديد المهام التي تماطل في إنجازها، ثم قم بتجزئتها إلى خطوات أصغر وأسهل. استخدم تقنيات مثل قاعدة "خمس دقائق"، حيث تقول لنفسك أنك ستعمل على المهمة لمدة خمس دقائق فقط. في كثير من الأحيان، ستشعر بالراحة وتستمر في العمل بعد تلك البداية البسيطة.

ضع مواعيد نهائية واقعية لنفسك، وكن ملتزم بها. تخلص من المشتتات في بيئة عملك، واحرص على تنظيم وقتك بشكل جيد. تذكّر دائما أن الشعور بالإنجاز يأتي بعد الانتهاء من المهام، لذا ركز على الفوائد التي ستحصل عليها عند إتمام العمل بدلا من التفكير في الجهد المطلوب. ابدأ الآن ولا تدع المماطلة تعيق تقدمك!

‍

خطوة 8.

‍

إدارة مهدرات الوقت

لإدارة مهدرات الوقت بفعالية، ابدأ بتحديد مصادر الإلهاء مثل تصفح وسائل التواصل الاجتماعي. قم بتحليل كيفية قضائك لوقتك باستخدام قوائم المهام، وركز على المهام ذات الأولوية العالية. خصص وقت محدد لكل مهمة وتجنب تعدد المهام بالتركيز على مهمة واحدة في كل مرة. في نهاية كل يوم أو أسبوع، قيّم أدائك وراجع خططك. ولا تنس تخصيص فترات للراحة، حيث تساهم الراحة في تجديد نشاطك وزيادة إنتاجيتك.

‍

خطوة 9.

‍

تجنب تعدد المهام

عندما تحاول القيام بعدة مهام في نفس الوقت، فإنك تعرض نفسك للتشتت، وينعكس هذا على تركيزك وإبداعك في عملك.

بعض النصائح لتجنب تعدد المهام:

1. ركز على مهمة واحدة: قم بتحديد مهمة واحدة وخصص كل انتباهك لها حتى تنتهي منها. هذا سيساعدك على تحقيق نتائج أفضل في وقت أقل.

2. حدد أوقات العمل: استخدم تقنية “البومودورو” (Pomodoro) حيث تعمل لمدة 25 دقيقة، ثم تأخذ استراحة قصيرة. هذا يعزز التركيز ويقلل من فرص الانشغال بمهمات متعددة.

3. تخلص من المشتتات: اغلق الإشعارات على هاتفك وتجنب فتح التطبيقات غير الضرورية أثناء العمل. بيئة العمل الخالية من المشتتات تعزز التركيز.

4. تخصيص فترات للراحة: خذ فترات قصيرة للراحة بين المهام. هذا يساعد على تجديد طاقتك ويزيد من قدرتك على التركيز.

5. قم بإعداد قائمة مهام: ضع قائمة بالمهام التي تحتاج إلى إنجازها، وركز عليها بالتدريج.

‍

خطوة 10.

‍

حافظ على صحتك

للحفاظ على صحتك، احرص على تناول غذاء متوازن يتضمن الفواكه والخضروات والحبوب الكاملة. مارس النشاط البدني بانتظام، واحصل على قسط كاف من النوم من 7 إلى 9 ساعات يوميا. استخدم تقنيات مثل التأمل أو التنفس العميق لإدارة التوتر، وتأكد من شرب كميات كافية من الماء. قم بإجراء الفحوصات الطبية الدورية، ولا تنس أهمية الدعم الاجتماعي من الأصدقاء والعائلة.

‍